Notre dispositif d’alerte professionnelle
Le respect des dispositions légales, des règles internes, ainsi qu’aux principes énoncés dans notre Code de Conduite et le Code de Conduite pour les Partenaires Commerciaux est une priorité absolue chez Volkswagen Financial Services (VWFS). Le succès de notre entreprise repose sur l’Intégrité et la Conformité. Pour répondre à ces standards, il est important de connaître les éventuels manquements des employés ou des fournisseurs et d’y mettre fin. C'est pourquoi nous avons confié au Bureau central d'enquête le soin de gérer un dispositif d’alerte professionnelle indépendant, impartial et confidentiel.
Un pilier clé de notre dispositif d’alerte professionnelle est le principe d’équité procédurale. Il garantit également la plus grande protection possible pour les lanceurs d’alerte, les personnes impliquées et les employés contribuant à l’enquête sur les manquements signalés.
Il s'agit également d'offrir des possibilités de signalement et de communication anonymes. Nous nous engageons à ne prendre aucune mesure afin d'identifier les lanceurs d'alerte anonymes, qui n'abusent pas de notre dispositif d’alerte professionnelle. Les représailles auprès des lanceurs d'alerte et de toutes les personnes qui contribuent à l'enquête chez Volkswagen Financial Services ne seront pas tolérées. La présomption d’innocence s’applique pour les personnes impliquées jusqu'à ce que la violation soit prouvée. Il y aura une confidentialité et un secret stricts tout au long du processus d'enquête. L'information sera examinée de manière équitable, rapide et sensible.
Comment traitons-nous votre signalement ?
Les collègues qualifiés et expérimentés du bureau d’enquête examinent minutieusement chaque signalement d’une éventuelle faute d’un employé du Groupe Volkswagen et en assurent un suivi systématique. Tout d’abord, vous recevrez un accusé de réception. Le Bureau d’enquête évalue ensuite votre signalement. Cela comprend la collecte de faits, en particulier auprès du lanceur d’alerte. Ce n’est que si cette évaluation initiale permet de soupçonner une violation qu’une enquête sera ouverte par une unité d’enquête dédiée. Par la suite, les résultats de l’enquête seront évalués par le Bureau d’enquête et des mesures appropriées seront recommandées. Des informations sur l’état* et l’issue de la procédure vous seront fournies dans les meilleurs délais.
Les violations potentielles du Code de conduite des partenaires commerciaux par les fournisseurs, y compris les risques graves et les violations des droits de l’Homme et de l’environnement par les fournisseurs directs et indirects, peuvent également être signalées au Bureau d’enquête, ainsi que les rapports nécessitant une action immédiate. Le Bureau des enquêtes informera les services responsables, qui traiteront la question en conséquence. Cela inclut notamment la prise des mesures nécessaires pour minimiser ou faire cesser les violations et/ou les risques.
Vous trouverez de plus amples informations sur les principes de procédure respectifs ici.
*Le temps de traitement varie en fonction de l’objet de la procédure.
Quel type de signalement souhaitez-vous soumettre ?
Une réclamation concernant des produits ou des services auprès de notre service clientèle.
Pour toute réclamation ou commentaire concernant les véhicules et les services de Volkswagen Financial Services ou de nos partenaires commerciaux (par exemple, les concessionnaires automobiles, les ateliers), veuillez contacter le service clientèle de Volkswagen Financial Services :
Par internet via le formulaire "Réclamation"
Par téléphone au 09 69 39 33 33 (numéro non surtaxé)
Du lundi au vendredi de 9h à 12h30 & de 13h30 à 17h30
Par courrier à l'adresse suivante :
VOLKSWAGEN FINANCIAL SERVICES
Service Relation Clientèle
11 avenue de Boursonne
BP 61
02 601 Villers-Cotterêts Cedex
Veuillez comprendre que nous ne serons pas en mesure de transmettre votre demande ou de prendre des mesures pour des raisons de responsabilité.
Signalement d’une potentielle violation à notre système d’alerte.
Le système d’alerte offre différents canaux pour signaler les fautes potentielles des employés de Volkswagen Financial Services, les violations du Code de conduite pour les partenaires commerciaux ou les risques graves et les violations des droits de l’Homme et de l’environnement dans notre chaîne d’approvisionnement.
Le Bureau d’enquête de Volkswagen Financial Services peut être contacté par e-mail (dans n’importe quelle langue) :
Volkswagen AG : io@volkswagen.de
Pour les réclamations des clients, veuillez contacter les canaux indiqués dans la section « Une réclamation concernant des produits ou des services auprès de notre service clientèle ».
- Bureau central d’enquête de Volkswagen AG
Adresse postale :
Volkswagen AG, Central Investigation Office
Mailbox 1717
Berliner Ring 2
38436 Wolfsburg, Germany
En personne :
Veuillez prendre rendez-vous à l’avance en écrivant un e-mail à l’adresse io@volkswagen.de
- Médiateurs (Ombudspersons)
Volkswagen Financial Services a nommé des avocats externes pour agir en tant que médiateurs. Ils donnent des conseils sur le dispositif d’alerte professionnelle ou veillent à ce que les signalements des lanceurs d’alertes soient transmis de manière anonyme au bureau d’enquête si nécessaire.
Si vous souhaitez entrer en contact avec le médiateur, vous pouvez trouver ses coordonnées ici.
- Canal de signalement en ligne
Vous avez la possibilité d’utiliser une plateforme de communication en ligne pour contacter le Bureau d’enquête dans plus de 65 langues. Ce système est confidentiel et techniquement sécurisé et vous permet de soumettre des rapports de manière anonyme.
Vous pouvez accéder au canal de signalement en ligne via le lien suivant : https://goto.speakup.report/vwfs
Vous y trouverez des instructions sur la façon de procéder à un signalement en ligne, via l’application ou par téléphone.
- Messagerie vocale
Vous pouvez nous laisser un message vocal par téléphone 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.
Après avoir entré le numéro de téléphone (spécifique au pays dans lequel vous vous trouvez), vous serez invité à entrer le code de l’organisation. Ensuite, vous pouvez soumettre votre signalement sous forme d’enregistrement vocal. Seule une transcription écrite sera reçue par le Bureau des enquêtes. Revenez pour écouter la réponse ou d’autres questions de notre équipe.
Sélectionnez un numéro de téléphone pour votre pays ou région et ayez le code organisation correspondant 122322 à portée de main.
- Speak Up App
Vous pouvez également télécharger l’application Speak Up « SpeakUp - Listen for a change » de People Intouch (appareils personnels uniquement) pour accéder au système d’alerte sécurisé. Grâce à cette application, vous pouvez soumettre votre signalement par écrit ou laisser un message vocal (également de manière anonyme). Vous aurez besoin du code d’organisation 122322. Reconnectez-vous pour voir la réponse de notre équipe ou répondre à d’autres questions. Pour télécharger l’application, vous pouvez également scanner le code QR :
- Point de contact du dispositif d’alerte professionnelle de Volkswagen Financial Services AG
E-mail: indication@vwfs.com
Téléphone : +49-531-212-899785
Adresse postale : Contact Point Whistleblower System GH-GI
Gifhorner Straße 57
38112 Braunschweig
Germany
- Point de contact Système d'alerte de Volkswagen Bank GmbH (France)
E-mail : vwfs@alertethic.fr
Téléphone :
- Pour les appels depuis la France (numéro gratuit) : 0 805 299 330
- Pour les appels depuis l'étranger (numéro payant) : +33 1 85 87 00 58
Vous avez d’autres questions ou vous avez besoin d’un interlocuteur local ?
Les questions ou suggestions d’amélioration concernant le système d’alerte professionnelle peuvent également être adressées au Bureau d’enquête.
Les questions concernant le système d'alerte professionnelle de Volkswagen Financial Services peuvent également être adressées à notre responsable de la conformité par e-mail : compliance.fr@vwfs.com.
Canaux externes prévus par la France
Conformément à la loi, vous disposez d’un droit de transmettre votre signalement à une autorité publique désignée compétente par le décret n° 2022-1284 du 3 octobre 2022, au « Défenseur des droits », à l'autorité judiciaire ou, le cas échéant, à l'institution, organe ou agence compétent de l'Union européenne.